Huoltokirjan laatiminen kannattaa – kunnossapidon ja ylläpidon vastuunjako näkyväksi

Jokaiselle kiinteistölle tulisi laatia rakentamisvaiheessa huoltokirja. Huoltokirja on sinällään vapaamuotoinen dokumentti – se voi olla vaikka ruutuvihko keittiön yläkaapissa. Toisessa ääripäässä on isoihin kiinteistöihin laadittava sähköinen huoltokirja, johon tallentuu automaattisia hälytyksiä taloautomaatiosta tai käyttäjien tekemiä huoltopyyntöjä.

Ympäristöministeriö on julkaissut mallin pientalon huoltokirjaan (pdf). Se on erittäin hyvä malli. Huoltokirjan laatiminen on suositeltavaa myös vanhoihin taloihin. Laatimisessa voi käyttää apuna asiantuntijoita, esimerkiksi kuntoarvioijaa. 

Huoltokirja koostuu pääasiassa kahdesta osasta.

1. Rakennuksen tekniset tiedot, rakennuksen koneet ja laitteet yksilöidään.

2. Huoltokalenteri. Siinä rakennusosille laaditaan huolto-ohjelma rakennusosien käyttöiän ja koneiden ja laitteiden huolto-ohjelmien mukaisesti.

Huoltokirjaan sisältyvän huolto-ohjelman pohjalta laaditaan vastuunjakotaulukko. Siinä määritellään vuokralaisen ja vuokranantajan vastuut. 

Vuokranantaja vastaa siitä, että asunto on asuinkäyttöön sopiva. Vuokralaisella on oikeus ilman irtisanomisaikaa purkaa vuokrasopimus, jos asumiskäyttö estyy. Tästä oikeudesta ei voida poiketa. Tässä piilee kunnossapidon ja ylläpidon välinen raja. 

Vuokralainen voi ottaa vastuulleen esimerkiksi öljypolttimen säännönmukaiset puhdistukset. Hän voi myös vastata lämmitysöljyn hankinnasta ja lämmityksen säädöstä. Jos öljypoltin menee rikki ja se joudutaan kokonaan uusimaan, uusimisesta vastaa vuokranantaja.

Ennen sopimuksen tekemistä tällaisista asioista on hyvä keskustella. Keskustelut kannattaa kirjata muistiin mieluiten sopimukseen tai sen liitteisiin. Osapuolten kannattaa myös sopia tapaamisista määrävälein. Silloin voidaan varmistaa, että molemmat osapuolet ovat hoitaneet velvoitteensa. 

Jos kiinteistöllä asuminen on vuokralaiselle uutta, tämä kannattaa myöntää puolin ja toisin alusta asti. Silloin vuokranantajan kannattaa neuvoa hänelle itsestään selviä asioita kädestä pitäen. Silloin vältytään monelta väärinkäsitykseltä ja väärinymmärrykseltä. Hyvin pidetty kiinteistö on kaikkien osapuolten etu!